Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Seron Oy

Y-tunnus 3332016-6
Kuokkamaantie 4, 33800 Tampere

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Mikael Syrjäniemi

Puhelin: +358504058560

Sähköposti: asiakaspalvelu@seron.fi

Rekisterin nimi

Seron Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Seron Oy kerää ja käsittelee henkilötietoja tuotteiden ja palveluiden myyntiä ja markkinointia, yhteydenottopyyntöihin vastaamista, tarjouksen jättämistä, tilaussopimuksen tekemistä, tilausten toimittamista, laskutusta ja perintää, asiakassuhteen hoitoa ja asiakaspalvelua, asiakaspalautteiden käsittelyä, liiketoiminnan kehittämistä sekä kirjanpitoa varten. Lisäksi henkilötietoja käsitellään Seronin järjestämiä markkinointiarpajaisia varten.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat:

Rekisteröidyn antama suostumus tietojen käsittelyyn, esim.

kuluttaja-asiakkaan henkilötietojen käyttäminen sähköiseen suoramarkkinointiin

Sopimusten täytäntöönpano sekä sopimusten tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä, esim.

asiakkaiden kontaktointi myynnin tapaamisia varten
tarjouksen laatiminen ja lähettäminen kuluttaja-asiakkaalle
tilauksen toimittaminen, laskutus ja perintä kuluttaja-asiakkaalle
takuukäsittely
reklamaatioiden käsittely
markkinointiarpajaisiin osallistuminen

Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen, esim.

kirjanpitolain mukainen tositteiden käsittely

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, esim.

suoramarkkinointi yhteisöille ja kuluttaja-asiakkaille
yhteisöasiakkaan yhteyshenkilöihin liittyvä henkilötietojen käsittely
asiakaspalautekyselyiden lähettäminen kuluttaja- ja yhteisöasiakkaille sekä palautteen käsittely

Rekisterinpitäjän oikeutetut edut

Kuluttaja-asiakkaat

Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on tehdä sähköpostitse tai muilla sähköisillä välineillä tapahtuvaa suoramarkkinointia asiakkaana oleville luonnollisille henkilöille silloin, kun olemme myynnin yhteydessä saaneet tällaiseen sähköiseen välineeseen liittyvän yhteystiedon. Käytämme näitä yhteystietoja samaan tuoteryhmään kuuluvien tai muuten vastaavien tuotteiden ja palvelujen suoramarkkinoinnissa sekä toteutamme suoramarkkinointia muilla tavoin kuten Laissa sähköisen viestinnän palveluista (2014/917, 24. luku) on määritelty.

Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on lisäksi tehdä perinteistä suoramarkkinointia kuluttaja-asiakkaille.

Yhteisöasiakkaat (mm. yritykset ja yhdistykset)

Käsittelemme oikeutettuun etuun perustuen yhteisöasiakkaidemme yhteyshenkilöihin liittyviä henkilötietoja, jotta voimme hoitaa asiakassuhdetta sekä toimituksiin liittyviä vastuita ja velvoitteita. Mikäli asiakkaan yhteyshenkilö vaihtuu / poistuu asiakkaan palveluksesta, yhteyshenkilön tiedot joko poistetaan tai anonymisoidaan. Saatamme tapauskohtaisesti edelleen säilyttää yhteyshenkilöön liittyvää tietoa, mikäli tuotteen myyntiin ja/tai toimitukseen liittyen yhteyshenkilön kanssa on sovittu asioista, joihin on mahdollisesti tarve palata myöhemmin (esim. toimitukseen liittyen sovitut toimenpiteet, laskutukseen liittyen sovitut asiat jne).

Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on lisäksi tehdä puhelimitse ja sähköpostitse sekä muilla sähköisillä välineillä tapahtuvaa suoramarkkinointia yhteisöasiakkaille rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden markkinoimiseksi, kuten Laissa sähköisen viestinnän palveluista (2014/917, 24. luku) on määritelty.

Kohdistamme suoramarkkinointia vain niille yhteisöasiakkaiden yhteyshenkilöille, jotka ovat asemansa perusteella tyypillisesti päättämässä tai valmistelemassa päätöksiä tarjoamiemme tuotteiden ja palveluiden hankintaan liittyen. Lähetämme myös uutiskirjeitä nykyisille asiakkaillemme ja nämä uutiskirjeet voivat sisältää tuotteidemme ja palveluidemme markkinointia selvästi erottuvalla tavalla. Toteutamme suoramarkkinointia tapauskohtaisesti puhelimitse, sähköpostin tai muiden sähköisten välineiden sekä perinteisen postin avulla.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Kuluttaja-asiakkaan nimi ja yhteystiedot sekä hänen itse antamansa muut tiedot, esim. mistä tuotteista on kiinnostunut, asennuskohteen tiedot jne
Kuluttaja-asiakkaalle tehtävään tuotteen tai palvelun toimitukseen liittyvät tiedot, esim. toimitus- ja laskutusosoite
Asiakaskyselyihin liittyvät tiedot, mm. palaute myyntiin, toimitukseen ja asennukseen tai huoltoon liittyen
Yhteisöasiakkaan yhteyshenkilön työhön / yhteisöasiakkuuteen liittyvät yhteystiedot sekä missä organisaatiossa työskentelee ja asema organisaatiossa
Rekisteri voi sisältää tietoa rekisteröidylle aiemmin tehdystä suoramarkkinoinnista (lähetetyt viestit jne) sekä asiakasyhteydenpitoon liittyviä tietoja

Mistä keräämme henkilötietoja?

Henkilötietoja kerätään suoraan rekisteröidyltä itseltään esim. arvontalomakkeilla, Seronin internet-sivuilla olevilla yhteydenottolomakkeilla sekä muutoin rekisteröidyn antaessa tietoja esim. sähköpostitse, puhelimitse tai asiakaskohtaamisissa.

Lisäksi rekisteriin viedään tietoja rekisterinpitäjän toimesta aiemman yhteydenpidon pohjalta, esim. aiempi asiakassuhde, myyntitilanne tai muu yhteydenpito. Keräämme tietoja myös julkisista lähteistä, kuten yhteisöasiakkaan internet-sivuilta. Voimme hankkia rekisteröityjen yhteystietoja myös rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta, jotka käyttävät tietolähteinään yleisesti saatavilla olevia tietolähteitä.

Tietojen antaminen ja antamatta jättämisen seuraukset

Henkilötietojen antaminen on edellytys mm. arvontaan osallistumiseksi, tarjouksen ja sopimuksen tekemiseksi sekä tilauksen toimittamiseksi asiakkaalle. Mikäli tarvittavia henkilötietoja ei anneta, ei näitä toimenpiteitä voida toteuttaa. Muissa yhteyksissä henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista tai perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin.

Kenelle luovutamme henkilötietoja?

Luovutamme henkilötietoja tarpeen mukaan yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoille esimerkiksi tuotteidemme ja palveluidemme toimituksiin liittyen. Lisäksi luovutamme rekisteröidyn pyynnöstä tietoja rahoitusyhteistyökumppaneillemme rahoituspäätöksen hakemista ja rahoitussopimuksen tekemistä varten.

Luovutamme henkilötietoja tilitoimistolle laskutusta, perintää ja kirjanpitoa varten. Tietoja luovutetaan erilaisiin tietojärjestelmiin liittyen järjestelmätoimittajien pilvipalveluihin, joissa tapauksissa järjestelmätoimittaja toimii EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisena henkilötietojen käsittelijänä. Näitä järjestelmiä ovat mm. sähköpostijärjestelmä, uutiskirjejärjestelmä, toiminnanohjausjärjestelmä, tilitoimiston järjestelmä sekä asiakaspalautejärjestelmät.

Internet-sivujen kävijätietojen analysoimiseksi luovutamme tietoja sosiaalisen median palveluiden evästekäytäntöjen mukaisesti esim. Googlelle ja Facebookille.

Markkinointiin liittyviä henkilötietoja voidaan luovuttaa markkinointitoimenpiteiden, kuten sähköposti- ja puhelinviestinnän suorittamista varten yhteistyökumppaneillemme. Emme myy tai muutoin luovuta markkinointirekisteristämme henkilötietoja ulkopuolisten tahojen käyttöön.

Tietojen siirto kolmansiin maihin (EU/ETA-alkueen ulkopuolelle)

Seronin keräämiä henkilötietoja käsitellään ja säilytetään pääsääntöisesti EU/ETA-alueen sisällä. Google Analyticsin tapauksessa tietoja saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle. Googlen tietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyen lisätietoja löytyy täältä: https://privacy.google.com/businesses/compliance/.

Sosiaalisen median keräämiin tietoihin ja tietosuojakäytäntöihin voi tutustua tarkemmin mm. Facebookin tietokäytännössä ja sekä LinkedInin tietosuojakuvauksessa.

Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme kuluttaja-asiakkaan henkilötietoja niin pitkään, kuin asiakkuuden hoitoon (esim. takuukäsittely tai huoltosopimus) liittyen on tarvetta. Suoramarkkinointiin liittyvät tiedot poistetaan markkinointirekisteristä, mikäli kuluttaja-asiakas vastustaa tietojensa käyttöä suoramarkkinoinnissa tai peruuttaa antamansa suostumuksen.

Säilytämme yhteisöasiakkaiden asiakassuhteen hoitamiseen liittyen henkilötietoja niin pitkään, kuin henkilö on yhteisöasiakkaan palveluksessa. Mikäli henkilön tehtävät muuttuvat siten, että hän ei todennäköisesti ole enää missään vaiheessa mukana projekteissa tai häneen ei voida kohdistaa enää markkinointitoimenpiteitä tai uutiskirjeitä, hänen tietonsa poistetaan tai anonymisoidaan. Yhteyshenkilömuutosten tiedottamisesta rekisterinpitäjälle on pääsääntöisesti vastuussa asiakas tai yhteyshenkilö itse.

Säilytämme yhteisöasiakkaan henkilötietoja markkinointirekisterissä niin kauan, kuin henkilö on kontaktina vaikuttamassa yrityksen / organisaation ostopäätöksiin tarjoamiimme tuotteisiin ja palveluihin liittyen. Tämän jälkeen hänen tietonsa poistetaan tai anonymisoidaan. Mikäli henkilö vastustaa tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan markkinointirekisteristä. Rekisterinpitäjällä on kuitenkin oikeus säilyttää henkilön sähköpostiosoite ns. markkinoinnin kieltolistalla, jotta henkilölle ei enää kohdisteta markkinointitoimenpiteitä.

Asiakaspalautteisiin liittyviä henkilötietoja käsitellään vain niin pitkään, kuin ko. asiakaspalautteeseen liittyen on aihetta. Palautteen antajan suostumukseen perustuvia henkilötietoja säilytetään, kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa.

Voimme lisäksi säilyttää tarpeellisia henkilötietoja erilaisten oikeusvaateiden varalta niin pitkään, kunnes kanneaika tai syyteoikeus asiaan on vanhentunut.

Kirjanpitoon liittyviä asiakkaan henkilötietoja sisältäviä tositteita (esim. myyntilaskut) säilytämme Kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.

Tarpeettomat tiedot pyritään poistamaan heti, kun tietoja ei enää tarvita.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin tässä rekisterissä, mikäli oikeuksia pyytävä henkilö pystytään luotettavasti tunnistamaan rekisteröidyksi. Tätä oikeutta käyttävän rekisteröidyn pyynnöstä rekisterinpitäjä toimittaa rekisteröidylle otteen niistä henkilötiedoista, joita rekisterissä on. Tiedot toimitetaan ensisijaisesti sähköisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien henkilötietojensa oikaisua, mikäli niissä on virheellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita tietoja
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä esim. suoramarkkinointia varten
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn, mikäli suostumus on pyydetty, kun tietoja on kerätty rekisteröidyltä itseltään
Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa poistettua (”oikeus tulla unohdetuksi”). Henkilötiedot poistetaan mm., kun
1. Henkilötietojen käsittelylle ei ole enää tarvetta
2. Rekisteröity peruuttaa suostumuksensa (mikäli suostumus on pyydetty ja käsittely perustuu suostumukseen)
3. Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
4. Rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia tai muuta oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä varten.
Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen, mikäli
1. Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
2. Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
3. Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tätä oikeutta voidaan käyttää niihin henkilötietoihin, jotka rekisteröity on itse toimittanut rekisterinpitäjälle, joiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen sekä niiden käsittely suoritetaan automaattisesti. Tiedot toimitetaan jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa (lähtökohtaisesti CSV-tiedosto)